Web広告の出稿にも対応 画像データもサイズを気にせず管理

導入前

社長はもともとExcelに造型が深く、自分で試行錯誤を繰り返しながら、不動産賃貸業務に活用するツールをこつこつと作り続けていました。

これにより、元々同業他社に比べて格段にスピーディかつ正確な管理を実現していました。

導入の経緯

不動産賃貸物件の管理と言っても、建物や部屋の管理と、家主・契約者の管理は、相互に独立して登録・更新されています。かつ、これらが有機的に結びついて初めて、意味のある契約管理が行えます。

従来外部リンクやフォルダによる管理を試みましたが、どうしても静的に固定されたデータの持ち方では、データの変化に柔軟に対応できず、件数が増えるにつれて日常業務を圧迫しかねない状況になってきました。

開発したシステムの概要

今回システム化するにあたり、まずは徹底的にデータの分析を行い、データの分割を行いました。これにより、建物単位/部屋(駐車場時は区画)単位/家主/契約者の大きく4つに分けて管理できるようにしました。

更に、同じ設備でも、オール電化のように建物単位のものと、エアコンのように個別の部屋単位のものに分かれるなど、どこにデータを登録するかについて分析を行い、データ設計を進めました。最終的に管理を要した項目数は、約2,500です。

業務の流れとしては、まず「仕入」に相当する物件の登録を行い、次に店頭商品に相当する「空き部屋」を一覧で表示させるようにしています(普段は、この空き部屋一覧を中心に業務を進めます)。

この時、電話等で問い合わせがあった際に素早く対応ができるよう、データの検索や絞り込みができるようにし、またデータベースに入りきれない例外情報は、物件ごとのフォルダに持たせてあるため、クリック一発で当該フォルダを開ける様にしました。

もちろん、見学に来た人への対応や、契約書の作成もボタン一発です。
更に、同業他社に対する営業(当社物件を紹介して貰う)用のFAX原稿を作ったり、Web広告(フォレント等)のデータを自動的に生成できるなど、日常の業務のほぼ全般を網羅しています。