担当者自身にもわからない、複雑な業務を効率化

背景

A保険会社の人事部は、給与・賞与の計算の他、異動の管理などを、歴代の担当者が作り上げたエクセルのツールで行っています。いわゆるEUC(End User Computing)を高度に実現している企業です。

業務の大半をこうしたツールで行うほど高度な使い方をしている一方、他人の作ったツールは別の人には直せないといった問題も増えており、引き継ぎに支障が出ていました。

それに加え既にブラックボックス化しているものもあり、早期の対応が迫られていました。

方針

担当者が複数にまたがることから、個別にヒアリングをする必要がありました。

また、すでに担当者がいないツールもあり、実物を分析するしかありません。

主なツールは社員の給与情報などセンシティブなものを扱う関係で、アウトソーシングしにくい事情があり、今後も引き続き社内で保守作業を続けていきたい意向から、ツール全体の互換性が取れるようにした上で、保守ルールを定める方針がきまりました。

こうした運用ノウハウがA社になかった事から、多くの経験を持つ当社が指名されました。

対応

同じ給与関係の計算でも、基本給と各種手当てでは異なる社員マスタを用いるなど、作った人次第で構造が異なっており、人事異動の季節になるとこれらの情報更新だけでも馬鹿にならない負荷が発生していました。

そこで、まずは現地に行って実際に使われているファイルの確認をしながら担当者に説明を伺い、共通化できる情報を整理し、「項目名が異なる」「情報の登録ルールが異なる」といった課題を洗い出し、機械的に対応できる箇所はプログラムを組んで対応、それ以外は手作業で修正する前提で運用ルールを作成し、「毎月3日にxxx作業を行う」といった手順書に落とし込みました。

更に、新運用ルールに基いて、変更が必要なツールのいくつかを当社がリファレンスとして対応し、以後はそのツールを見れば大凡の対応内容が分かるようにしました。

今では、社内スタッフ間で引き継ぎもスムーズに行われるようになり、当初の目標通り自主的な運用を行っています。