Excelを使ったクラウドコンピューティング

身近なエクセルを使った、クラウドコンピューティングの例をご紹介します。

「Excel(エクセル)は1台のPCで使うもの」と思いこんでいませんか?

バックグラウンドにSQLServerやOracleなどのデータベースを連携させた高速処理はもちろん、 インターネットを使ったアプリケーションの提供形態である「クラウドコンピューティング(cloud computing)」的な使い方も可能です。

しかもクラウドの欠点とされる「変更への対応が困難」をカバーし、他社との差別化につながるカスタマイズが可能です。

これまで開発した実績の中から、クラウド的な使い方の事例をご紹介します。

事例01 Excel+クラウド(Azure)を使った販売管理システム

背景

L社は経営コンサルティング会社として急成長しており、急激に社員数も増えています。とはいえ、まだ若い会社なので、自社でサーバを運営するほどの余裕はありません。
また、コンサルティング業という特性から、社員は全国のクライアントを飛び歩いており、自社に戻ってくる機会は限られます。
コンサルタントは営業も行っており、自分で契約した案件を自分でこなしているため、正確な契約=売上認識を行うことが、正しい案件管理の第一歩となります。

方針

イニシャルコストを抑えたい事情と、自社でサーバを運営する部門がないこと、更に出張先でも登録が可能であるといったニーズから、必然的にクラウドコンピューティングによる実装方針が固まりました。
全社員は日頃から提案資料等で、マイクロソフト社のOffice製品を使い慣れていることもあり、画面はExcelで作ることが求められていたため、フロントエンド(見た目の画面)=Excel、データベース=Azure Database(旧:SQL Azure)の構成に決まりました。
利用者からは、普段通りExcelを使っている様に感じられますが、実際のデータの格納は、Azure上のデータベースに対して行われています。

このケースの特徴

  1. アプリケーション本体(エクセルファイル)をクラウド化したため、導入時やバージョンアップ時のファイル配布が不要。
  2. コピペやフィルなど、Excelの使い勝手を継承。
  3. 販売管理システムとしての基本機能のほか、Excelの機能を最大限活かした成績一覧やレポートなどの付加機能が充実。

事例02 給食業者の勤怠管理システム

背景

D社は工場や病院などでを対象とした、給食事業を行っています。
ここで働く人は、必ずしも毎日出勤するわけではなく、またメニューによっては作れる人が限られる等の理由により、同じ人が近場の複数の職場に出勤することもあります。もともとパソコンなど情報機器に慣れた人が少ないことから、勤怠報告は紙に記入したものを 月末に本社で一括登録を行っていましたが、事業が急拡大してきたのに伴い、集計業務がパンク寸前に陥っていました。
更に、職場単位で残業代金を計算しようとしても、他の職場も掛け持ちしている可能性があり、 正しく計算ができません。

方針

そこで、

  • 日々の勤怠登録は、Excelの勤怠シートに登録、その場でエラー判定して修正
  • このファイルを、クラウド上のストレージに保存。但し、現場はそれを意識しない
  • 本社は随時「ストレージ」上の勤怠表を集計、本部側で残業代を計算
  • VPNは使わず、インターネット接続だけで全ての処理を可能にした

といった、クラウド型のシステムで解決しました。

このケースの特徴

  1. 同じ人が毎日同じ職場に出勤するとは限らない(複数の職場を掛け持つ可能性がある)
  2. 職場が顧客の社内なので、VPN回線などを自由に設置できないため、インターネット回線のみで処理
  3. 契約が半年単位から存在するため、設置/撤退が多いが、最短1日で新規事業所の設定が可能

事例03 携帯電話と組み合わせたソリューション事例

背景

B社は外出先でも携帯電話で勤怠登録を行い、そのデータをメールで提供するサービスを行っていました。
一旦メールで受信すれば、誰が何時から何時まで働いて、どんな状態であったかを、通常の携帯の操作で行えるのが特徴です。

しかし利用者はこのデータをメールから他へコピー&貼り付け等を行う手間が必要です。

方針

そこで、Excelから直接メールを受信し、内容を一覧表示する仕組みを開発、更に各利用社が今使っている伝票・レポート類に合わせてデータを差し込む個別カスタマイズサービスを可能にする体制をとっています。

このケースの特徴

  1. メールボックスから直接データを取得するので、転記の手間と人的ミスをなくせる。
  2. データは最終的にローカル(利用者側)に取ってくる必要があり、ブラウザだけでは処理が困難。
  3. 個別カスタマイズのコストは、標準化により通常の数分の1~10分の1以下に抑えられた。
  4. 携帯で撮影した写真も取り込み可能。作業前後の写真を並べるなど、表現力の幅が増した。

事例04 定期的に売上データをネットから基幹系システムに取込み

背景

C社はネット上で受発注の仲介を行うASPを運営しています。
売上データ等は、csv形式でダウンロードできるようになっていますが、新たに加入しようとする顧客の中には、 既存の販売管理システムの中に取り込みたいというニーズがあります。
たとえば、売上データを日次で処理し、翌日には結果がわかるような仕組みがすでにある場合、「手作業でcsvをダウンロードし、既存の仕組みに取り込んでください」という提案が成り立ちにくいのが現状です。

方針

そこで、インターネット経由で、当該利用者の売上データを定期的に取り込み、現状の基幹系システムにデータを渡せるようにしたツールを作成したところ、他の同様の顧客に対しても短期間での対応を提案できるようになりました。

このケースの特徴

  1. ASP事業者のサーバから、直接自社分の売上データを取得。
  2. セキュアなプロトコル(https)を使うことで、データ漏えい等を防止。
  3. 毎日1回定期的に売上データを取得。更に、休みの日などは例外的なスケジュールに対応。

事例05 ASP事業者向け事例

背景

A社は営業支援用のデータを提供するASPを運営しています。
これまでは条件を指定し、合致する情報を提供するだけでしたが、利用者の視点で見るとそれだけでは目的を達成できず、更に様々な情報加工をしながら検討する必要がありました。

方針

そこで、ASP側が提供するデータを利用者側で自由に加工するためのツールを開発、A社のサービスの一環として提供することになりました。

このケースの特徴

  1. インターネットから直接データを取得するので、csvデータの読み込み処理等が不要。
  2. ブラウザ上で同様の仕組みを作ると、3~6か月の期間と数百万~1000万超のコストが見込まれましたが、エクセルを使った方式なら、2か月で開発が完了し、コストも3分の1以下で押さえられました。
  3. 特筆すべきは、頻繁に行われるカスタマイズ(機能追加・修正)の要望に、きわめて短期間・低コストで対応できることです。たとえば、「大口の顧客向けには特別仕様版のツールを提供」ということが可能になります。
  4. ブラウザ方式と比べ、動作が軽快です。
  5. エクセルさえ使えれば、新たに覚える操作はありません。

補足 1つのExcelを5台のパソコンで使う方法

市販のパソコンを購入し、プリインストールされているエクセル(Office)は、そのパソコンにしかインストールができない契約になっています。 とはいえ、普段はデスクトップ、営業時にはノートPCのような使い方も少なくありません。

そんな時、1つのエクセルで最大5台までインストールできる方法があります。 別にインチキをするわけではなく、Office365 の1形態でそのようなインストールが認められて います。 「エクセルのWeb版はマクロも使えないのでは?」と思われるかもしれませんが、PCにインストールして使うことも可能です。

これは、クラウド的な使い方を想定した時、「場所を選ばず、いつでもどこでも」を実現するためには、複数のコンピュータで使える必要があるためで、マイクロソフト社のクラウド戦略の流れに沿うものです。

自社で使えるかどうか、活用方法などについて、詳しくはお問い合わせ下さい。


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